Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa biết văn phòng ảo là gì và mô hình làm việc này có hợp pháp hay không. Hãy cùng Blog Viecngay tìm hiểu về văn phòng ảo và những thông tin về văn phòng ảo ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tiếng Anh gọi là Virtual Office) là thuật ngữ chỉ một loại hình văn phòng chỉ cung cấp các thông tin định danh như địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

Văn phòng ảo thực tế là hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp gồm: Địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp, số điện thoại, số fax, biển hiệu công ty, lễ tân, các thông báo thuế, BHXH, v.v..

>>> Xem thêm: Mặt trái của nghề pha chế? Cơ hội và thách thức của nghề này

Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?

Khi sử dụng loại hình văn phòng ảo, các công ty không cần phải chuẩn bị hay vận chuyển trang thiết bị văn phòng, đồ đạc mà chỉ cần đặt biển hiệu, logo của doanh nghiệp tại đó. Trong các trường hợp muốn tổ chức các buổi họp hay cần địa điểm gặp gỡ đối tác, khách hàng thì công ty có thể đặt thuê thêm phòng họp với chi phí được tính theo giờ.

Tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới thì dịch vụ văn phòng ảo đã có từ rất lâu, ở Việt Nam thì thuật ngữ này vẫn còn khá mới mẻ. Khi lựa chọn dịch vụ này, các công ty không cần lo lắng về việc vận chuyển đồ đạc cồng kềnh, set up và trang trí văn phòng, tất cả những gì cần làm là đặt bảng hiệu của bạn tại đó mà thôi.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần đến nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, email, fax cùng các giấy tờ liên quan dưới tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả tài liệu và thông tin đều sẽ được gửi tới tận nơi cho khách hàng.

Nói dễ hiểu, văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh mà không cần một nơi làm việc thật sự. Do đó, chi phí của dịch vụ văn phòng ảo là rất tiết kiệm so với việc đi thuê mặt bằng văn phòng làm việc như thông thường.

Văn phòng ảo là đại diện của quá trình vận hành doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đăng ký kinh doanh. Sử dụng văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống mà vẫn có thể vận hành kinh doanh công ty một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm: Mức lương của ngành kỹ thuật điện tử viễn thông? Cơ hội việc làm

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Sau khi hiểu văn phòng ảo là gì thì điều tiếp theo mà người ta quan tâm là mô hình này có hợp pháp hay không. Văn phòng ảo trên thực tế là một thuật ngữ không có trong các quy định hay các văn bản pháp luật mà được phát sinh dựa theo tình hình thực tế.

Luật Doanh nghiệp năm 2014 có chỉ rõ rằng trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp đó và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty.

Trên thực tế Luật Doanh nghiệp không có quy định cấm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo và cũng không có cơ chế pháp lý nào để xử lý vấn đề này. 

Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp không quy định cấm không có nghĩa là việc tồn tại này đúng với pháp luật, bởi lẽ một doanh nghiệp được phép hoạt động phải chịu sự điều chỉnh của không chỉ Luật Doanh nghiệp mà còn của nhiều quy định khác như thuế, ngân hàng, thương mại, v.v..

Như vậy có thể nói văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và pháp luật Việt Nam hiện cũng không cấm sử dụng dịch vụ này.

Văn phòng ảo – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Vậy là chúng ta đã giải đáp được văn phòng ảo là gì và cách hoạt động của văn phòng ảo, yếu tố tiếp theo mà ta cần biết đó là giải pháp này dành cho các doanh nghiệp như thế nào.

Vào thời kỳ lạm phát, kinh tế khó khăn, giá thuê mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp thì dịch vụ văn phòng ảo trở thành một lựa chọn thu hút nhiều đơn vị. Theo xu hướng phát triển, đội ngũ tri thức trẻ hiện nay là những người làm việc năng động và có phần phóng khoáng hơn, họ sẵn sàng làm việc từ xa, làm việc online tại nhà và chỉ cần một địa chỉ đăng ký kinh doanh hay tiếp khách hàng.

Vì vậy, văn phòng ảo là giải pháp thông minh và tối ưu cho các cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm được khó khăn để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Văn phòng ảo chính là dịch vụ “cứu cánh” cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ hiện nay. Các chủ sở hữu công ty luôn mong muốn cân đối các khoản chi để có thể duy trì doanh nghiệp và chờ thời cơ phục hồi kinh tế. Bởi vậy mà văn phòng là một phương án tối ưu mà nhiều đơn vị lựa chọn.

Dịch vụ văn phòng ảo phát triển khá nhanh, chỉ cần khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng là các công ty đã có thể sở hữu cho mình một địa chỉ văn phòng ngay tại trung tâm thành phố để có thể đăng ký kinh doanh, làm địa chỉ giao dịch, hội họp hay tiếp khách hàng, đối tác.

Hình thức làm việc này hạn chế được tối đa các chi phí thuê mặt bằng của doanh nghiệp mà vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty. Ngoài ra, dịch vụ văn phòng ảo cũng có nhiều tiện ích đi kèm như cho thuê phòng họp, chỗ làm việc, nhân viên đại diện…

Với việc tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng văn phòng, các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực của mình vào công việc kinh doanh, phát triển sản phẩm, v.v..

Tạm kết

Trên đây là một số thông tin về mô hình văn phòng ảo – một giải pháp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hy vọng với bài viết này, bạn đã có thể hiểu được văn phòng ảo là gì và cách vận hành của mô hình đặc biệt này.

Nếu bạn đang quan tâm về các tin tức tuyển dụng việc làm phổ thông, các chia sẻ sẻ kinh nghiệm tìm việc uy tín đừng quên truy cập vào Viecngay.vn để tìm đọc thông tin nhé!